Hvað felur í sér að vera í stjórn?

Kristileg skólasamtök

Eftirfarandi er tekið úr stjórnarhandbók KSS: 

Almennt um stjórn KSS

Stjórn KSS sér um allan almennan rekstur félagsins. Hún ber ábyrgð gagnvart aðalfundi og hefur umboð sitt frá honum. Stjórninni ber að keppa eftir því að sinna störfum sínum af alúð og gæta þess að öll störf séu unnin vel og af metnaði.

Stjórnin ber ábyrgð á KSS sem félagi. Það þýðir að hún vinnur að einingu og kærleika, vakir yfir því að enginn sé útundan eða lagður í einelti, vekur athygli á hættum baktals og vinnur gegn klíkumyndun og klíkuskap. Verði stjórninni kunnugt um áfall, vanlíðan, þunglyndi eða öðrum erfiðleikum hjá einstaklingum innan félagsins skal það tilkynnti eldri fulltrúa og/eða starfsmanni KSH, þannig að þeir geti brugðist við og rétt hjálparhönd.

Stjórnin ber einnig andlega ábyrgð á starfi félagsins. Hún þarf öllum stundum að hafa hugfast að KSS er kristilegur félagsskapur og að markmiðið er að leiða fólk til trúar og efla það sem þegar er trúað í eftirfylgd sinni við Jesú Krist og þjónustu við hann.

Stjórnin fær oft tillögur og ábendingar frá félagsmönnum og er mikilvægt að hún taki jákvætt á móti þeim og reyni að virkja viðkomandi til að koma hugmyndinni í framkvæmd. Einnig er gott að stjórnin sé sýnileg í starfi félagsins og taki virkan þátt í því sem er að gerast.

Stjórnin er ein heild og mikilvægt er að verkaskipting og vinnuálag innan hennar sé sem jafnast. Ef að stjórnarmeðlimum finnst þeir hafa of mikið að gera eða ráði ekki framúr tímabundnum verkefnum vegna álags skal það rætt við formanninn og einnig ef þeim finnst þeir hafa of fá verkefni. Stjórnarmeðlimir þurfa oft að létta undir með hvorum öðrum.

Umfram allt eiga stjórnarmeðlimir og allir aðrir sem eru í ábyrgðarstöðum í KSS að lifa lifandi kristnu trúarlífi og reyna af öllum mætti að vera góð fyrirmynd hverjum sem þeir mæta á lífsleiðinni.

Fundir

Stjórn KSS skal gefa út dagskrá bæði í prenti og á netinu yfir efni á fundum félagsins og fá fólk til að tala og sjá þar um efni. Stjórnarmeðlimir skulu stjórna fundum nema annað sé ákveðið. Stjórnin sér til þess að opna húsið og salinn tímanlega fyrir fund og annast frágang eftir fundi. Stjórnin skal reyna eftir fremsta megni að hafa bænastund 15 mínútum fyrir fundi.

Bænastundir, skipun í nefndir, skólamót og önnur verkefni stjórnar

Stjórnin skal stjórna bænastundum og sjá til þess að þær fari skynsamlega fram. Hún skal sjá um að skipa félagsmenn í nefndir og vinna að öllum undirbúningi skólamóts og ýmsum öðrum verkefnum. Nánar verður vikið að þessum atriðum síðar í þessari handbók.

Eftir fundi og bænastundir

Það er staðreynd að fáir KSS-ingar fara beint heim eftir fundi eða bænastundir. Því er mikilvægt að bjóða upp á einhverja dagskrá eftir þessar stundir. Það getur t.d. verið bíóferð, ísferð, heimboð eða hreinlega hvað sem er sem er samfélagseflandi og innan velsæmismarka (sjá hugmyndalista í viðauka). Þetta er á ábyrgð stjórnar en hentugt þykir að skipulagning og framkvæmd sé í umsjá samfélagsnefndar.

Hlutverk innan stjórnar KSS:

Formaður

Formaðurinn er andlegur leiðtogi stjórnarinnar. Hann er hvetjandi og reynir eftir bestu getu að gefa gott fordæmi. Formaðurinn er í fararbroddi og vekur andlegt innsæi. Formaður stýrir fundum stjórnar.

Verkefni

  • Að veita andlega forystu fyrir félagið og virkja og hvetja KSSinga til að rækta samfélag sitt við Guð.
  • Að tryggja að stjórnin sé trú tilgangi og lögum félagsins og að hún dvelji ekki of lengi við smámuni.
  • Að vera fulltrúi stjórnarinnar gagnvart veraldlegum og trúarlegum leiðtogum og neyta færis til kynningar á félaginu þegar við á.
  • Að sitja í stjórn KSH og öðrum samstarfsnefndum þar sem KSS á fulltrúa (eða a.m.k. tryggja að það sé fulltrúi frá KSS á staðnum).
  • Að boða stjórnarfundi. Það er ágæt regla að festa einn dag í viku fyrir stjórnarfundi, þó hann sé kannski ekki alltaf notaður.
  • Nauðsynlegt er að boða eldri fulltrúa og/eða starfsmann á fundi þar sem stór og erfið mál eru til umfjöllunar. Stjórnin ákveður hvenær svo er en betra er að boða eldri fulltrúa/starfsmann þegar óvissa er.
  • Að sjá til þess að stjórnin skipti sem jafnast með sér verkum yfir veturinn og að of mikið álag hlaðist ekki upp á of fáa einstaklinga.
  • Að fylgjast með því að einhver eldri sé á sem flestum fundum.
  • Að muna að hafa opna stjórnarfundi áður en dagskrár eru gerðar.
  • Að stuðla að öflugu samfélagi og góðum starfsanda í stjórninni. T.d. með sólarhringsferð utanbæjar eða annað sem telst samfélagseflandi.
  • Að sjá til þess að talað sé við ræðumenn tímanlega og jafnframt að haft sé samband við þá í vikunni fyrir fund til að minna á ræðu, lengd og athuga hvort einhverja tækniaðstoð þurfi.
  • Á skólamótum ber formaður aðalábyrgðina ásamt stjórn félagsins á frágangi jafnt eftir matmálstíma og lokafrágang.

Ritari

Hlutverk ritara er að halda skrá yfir allt það sem gerist í KSS og sjá um bréfaskriftir félagsins út á við. Ritari er einnig varaformaður (nema annað sé ákveðið) og gegnir því störfum formanns í fjarveru hans.

Verkefni

  • Að skrifa fundargerðir stjórnarfunda og annarra funda og dreifa til stjórnar sem fyrst (t.d. innan 5 daga). Ritari varðveitir eitt eintak af hverri skýrslu í þar til gerðri möppu.
  • Æskilegt er, ef að áhugi er fyrir því, að ritari geri almennar umræður stjórnarfunda aðgengilegar félagsmönnum t.d. með útdrætti fundargerða á heimasíðu félagsins.
  • Að gera öll bréf í þríriti (eitt handa formanni, eitt í ritaramöppu og eitt handa viðtakanda).
  • Að halda skrá yfir fundi hjá KSS þar sem fram kemur: hver talaði (eða hvernig boðun var), um hvað og hversu margir mættu. Gefa þarf út yfirlitsskýrslur yfir starfið á þriggja mánaða fresti.
  • Að skrifa ársskýrslu stjórnar fyrir aðalfund. Þar þarf að koma fram allt það helsta í starfi félagsins á liðnu ári. Gott er að formaður og aðrir stjórnarmenn fái tækifæri til að lesa skýrsluna yfir í tíma og gera athugasemdir ef þess þarf. Ársskýrsluna skal geyma í sérstakri möppu ásamt fundargerð aðalfundar.
  • Að varðveita allar fundargerðir sem og annað sem ritari gerir. Ritari skal sjá til þess að félagsmenn geti fengið að vita hvað er að gerast í félaginu.
  • Að sjá til þess að þrjú eintök af öllu sem KSS gefur út séu varðveitt.
  • Að kynna sér skjalageymslu KSS og sjá til þess að skjöl til langtímageymslu fari í hana.
  • Að fylgjast með því að fréttir séu settar á heimasíðu félagsins. (Venjan er sú að sá sem stjórnar fundi setji jafnframt frétt um fundinn á heimasíðuna.)

Gjaldkeri

Gjaldkeri hefur fjármálastjórnun félagsins með höndum ásamt fjáröflun. Hann sér til þess að allt bókhald KSS sé í lagi og fylgist með fjárreiðum allra ráða og nefnda félagsins (einnig sjoppu og Okkar á mili). Reikningsárið er almanaksárið.

Verksvið

  • Að halda utan um dagleg innkaup félagsins, t.d. fyrir skólamót.
  • Að sjá um að borga KSH þá upphæð sem lofað er á ársþingi KSH. Þetta þarf að gerast fyrir áramót á ári hverju.
  • Að halda utan um innheimtingu þátttökugjalda fyrir KSS á mótum og öðrum viðburðum. Gjaldkeri ákveður verð í samráði við stjórn og nefndir.
  • Að fylgjast með fjárreiðum nefnda í félaginu, sérstaklega þó ritnefndar og sjoppu. Gjaldkeri skal reglulega fá yfirlit yfir stöðu hjá gjaldkera ritnefndar og sjoppustjóra.
  • Að halda utan um gjafakerfið og hvetja félagsmenn til þátttöku í því.
  • Að hvetja til reglulegra umræðna um mikilvægi þess að gefa í Guðs ríki.
  • Að setja upp bókhald fyrir kvittanir og greiðslur, tryggja áreiðanleika fjármála og tryggja örugga meðhöndlun reiðufjár þegar rukkað er inn í gjafakerfið.
  • Að gefa stjórninni reglulega yfirlit yfir fjárhagsstöðu, t.d. á 3-4 mánaða fresti og fljótlega eftir uppgjör móta.
  • Að skila af sér bókhaldi undanfarins árs til skoðunarmanns fyrir 25. mars hvers árs.
  • Að fá uppgjör frá öllum nefndum og ráðum fyrir 15. mars.
  • Að tæma pósthólf KSS á Holtavegi reglulega.
  • Að sýna reikninga KSS á aðalfundi, samþykkta af skoðunarmanni félagsins.
  • Að taka þátt í fjáröflun félagsins t.d. með því að athuga mögulega styrki.
  • Prófkúra sé færð á nýjan gjaldkera svo fljótt sem auðið er.

Önnur hlutverk sem ekki eru bundin við stjórn KSS:

Bænafulltrúi

Bænafulltrúi styðji félagsmenn í því að hafa reglu á bænalífi sínu og hvetur til fyrirbæna. Hann reyni að glæða áhuga fólks fyrir ýmiss konar samfélagshópum. Bænafulltrúi hefur einnig yfirlit yfir starfandi samfélagshópa og reynir að stofna til nýrra.

Verkefni

  • Að biðja fyrir félaginu og fá fleiri til þess.
  • Að gefa út bænalista reglulega og hvetja KSS-inga til að nota listana.
  • Að kynna sér hvað Biblían segir um bænina og bækur um bænina til að geta miðlað til annarra.
  • Að sjá um að bænastundir séu haldnar fyrir fundi og einnig fyrir stundir á mótum.
  • Að sjá til þess að bænaherbergi eða kapella séu aðgengileg á mótum.
  • Að hvetja stjórnarmenn til að biðja hver fyrir öðrum.
  • Að tryggja að bænastund sé á stjórnarfundum. Mjög mikilvægt er að taka frá tíma til bænar. • Að fylgjast með samfélagshópum og sjá til þess að þá skorti ekki efni til að fjalla um. Bænafulltrúi reyni eftir fremsta megni að stofna fleiri hópa, jafnvel innan skólanna. Hann heldur í samstarfi við starfsmann eða skólaprest námskeið fyrir stjórnendur hópanna.
  • Að hvetja til fjölbreytni á formum bænastunda. Það má t.d. hafa Biblíulestur einu sinni til tvisvar í mánuði í umsjón stjórnar.

Spjaldskrárritari

Spjaldskrárritari sér til þess að skrá yfir meðlimi KSS sé rétt á hverjum tíma og að þeir félagar sem ekki hafa mætt í félagið í ár eða lengur séu skráðir óvirkir. Einnig þarf spjaldskrárritari að hvetja fólk sem mætir á fundi til þess að skrá sig í félagið.

Verkefni

  • Að fylgjast með spjaldskránni og breytir og bætir eftir því sem við á.
  • Að tryggja að skólamótsgestir séu skráðir í spjaldskránni (svo lengi sem þeir uppfylla önnur skilyrði til að vera félagsmenn).
  • Að hvetja fólk sem mætir á fundi til að skrá sig í félagið. Þetta þarf að gera reglulega yfir veturinn og einkum fyrir 20. október til að tryggja að þeir sem séu byrjaðir í félaginu hafi atkvæðisrétt á næsta aðalfundi.
  • Að hvetja fólk sem er skráð í félagið til að mæta á fundi.
  • Að fylgjast með því að símaskrá félagsins (á netinu eða í prenti) sé uppfærð.
  • Að afhenda ritara eintak af spjaldskránni til varðveislu.

Kynningarfulltrúi

Kynningarfulltrúi KSS skipuleggur og stýrir kynningum á félaginu í samvinnu við kynningarnefnd, stjórnina og starfsmann KSH. Hann örvar áhuga félagsmanna til þátttöku í kynningum.

Verkefni

  • Að fá til starfa hæfa aðila til að sinna kynningum í skólum.
  • Að hafa yfirumsjón með að auglýsingar séu gerðar.
  • Að skipuleggja kynningar í unglingaflokka sumarbúða KFUM og KFUK og æskulýðsfélög. Þessi vettvangur kynninga er oft sá áhrifaríkasti.
  • Að gefa út fréttatilkynningar í dagblöð og á Lindina um kynningarfund og jafnvel kynna fundinn í Okkar á milli/Kristilegu skólablaði.
  • Að skipuleggja markvissa kynningarherferð í skólum með auglýsingaspjöldum og beinum kynningum inn í 10. bekk og framhaldsskóla þar sem það er hægt.
  • Að hvetja KSS-inga til að skrifa greinar um félagið í skólablöð. Kynningarfulltrúi getur jafnvel búið til (eða látið búa til) grein um KSS sem birtist í öllum skólablöðum á stór-Reykjavíkursvæðinu.

Tónlistarfulltrúi

Tónlistarfulltrúi þarf að hafa áhuga á tónlist og helst nokkra kunnáttu líka. Tónlistarfulltrúi sé hvetjandi og drífandi og geti virkjað fólk með sér. Hann sér um að fá undirleikara og sönghóp á fundi til þess að leiða almennan söng í sal og reynir líka að virkja salinn sem mest í söngnum. Passa verður fjölbreytni í lagavali (í samvinnu við fundarstjóra hverju sinni) og umfram allt að hugsa vel um innihald söngtexta sem sungnir eru.

Verkefni

  • Að gera lista yfir hljóðfæraleikara í félaginu.
  • Að sjá til þess að alltaf séu hljóðfæraleikarar til staðar fyrir fundi.
  • Að fylgjast með nýjum söngvum í kristilegu starfi. Tónlistarfulltrúi athugi samt að textar gangi ekki í berhögg við boðskap félagsins. Hægt er að leita til annarra kristinna hópa í söngvaleit.
  • Að stofna sönghóp(a).
  • Að standa fyrir tónlistaruppákomum hvenær og hvar sem það á við.
  • Að velja skólamótslag og mótslag nýársnámskeiðs í samvinnu við stjórn/nýársnámskeiðsnefnd.
  • Að hugsa um söngvahefð KSS (t.d. með því að gæta að hlutfalli eldri og nýrri söngva á fundum).
  • Að hafa sem flesta söngva á íslensku. Tónlistarfulltrúi getur einnig leitast við að þýða eða fá einhvern til að þýða texta góðra laga yfir á íslensku.
  • Að fylgjast með ástandi söngbóka og/eða glæruforrits í eigu félagsins.
  • Að sjá til þess að tónlistarmappa félagsins sé skipulögð og aðgengileg.

Ritstjóri Okkar á milli/Kristilegs skólablaðs

Ritstjórinn haldi utan um og beri ábyrgð á gerð, fjáröflun og útgáfu Okkar á milli, kristilegs skólablaðs sem KSS gefur út árlega eða svo oft sem hægt er.

Verkefni

  • Að halda utan um styrkjasöfnun/auglýsingasölu hjá fyrirtækjum, kirkjum og öðrum stofnunum til að fjármagna útgáfu blaðsins.
  • Að halda utan um efni blaðsins, m.a. með því að fá fólk til að skrifa sögur, semja ljóð, skrifa hugleiðingar eða annað skemmtilegt efni sem á heima í blaðinu.
  • Að skipuleggja útgáfu blaðsins (uppsetningu, prófarkalestur og prentun) og dreifingu þess. Gaman getur verið að fá félagsmenn til að aðstoða við dreifingu eða reyna að fá hagstætt tilboð til að senda blaðið í pósti.
  • Að tryggja að farið sé með bunka af blöðum í framhaldsskóla höfuðborgarsvæðisins.

Samfélagsfulltrúi

Samfélagsfulltrúi hefur yfirumsjón með skipulagningu samfélagseflandi dagskrár eftir KSS fundi og jafnvel oftar (t.d. eftir bænastundir) í samstarfi við stjórnina og samfélagsnefnd. Hefð er fyrir því að samfélagsnefnd sjái ekki um dagskrá eftir árshátíð og kynningarfundi. Þó er nauðsynlegt að árshátíðar- og kynningarnefnd séu í góðu sambandi við samfélagsfulltrúa svo að dagskrá eftir fundi sé sem fjölbreyttust.

Verkefni

  • Að funda reglulega með samfélagsnefnd til að skipuleggja starfið tímanlega (t.d. einu sinni í mánuði eða oftar ef þörf er á).
  • Að skipuleggja og sjá um undirbúning og framkvæmd á dagskrá eftir fundi.
  • Að sjá um innkaup fyrir partý (t.d. gos/snakk) og aðrar uppákomur sem þess þurfa í samvinnu við gjaldkera.
  • Að tryggja fjölbreytta og skemmtilega dagskrá fyrir sem flesta.
  • Að finna verðlaun fyrir keppnir sem kunna að vera eftir fundi.
  • Að panta húsið ef ætlunin er að vera lengur en til 23:00.
  • Að athuga möguleika á samfélagseflandi starfi eftir bænastundir eða á öðrum tímum í vikunni.
  • Gaman getur verið að hafa Biblíumaraþon snemma um haust (fyrir kynningarfundi) og getur það nýst sem ágætibyrjun á starfi Biblíuleshópa.
  • Gott er að gefa út dagskrá um ger eftir fundi reglulega (t.d. á 2 mánaða fresti).

Um stjórnarfundi:

Oft er gott að festa ákveðinn dag fyrir stjórnarfundi einu sinni í viku. Það er auðveldra að sleppa úr fundi ef ekki eru nein málefni til umræðu en að tímasetning sé í lausu lofti og það verði erfitt að finna fundartíma.

Mikilvægt er að stjórnin eigi gott andlegt samfélag saman. Bænin skiptir miklu máli í starfinu í Guðs ríki og e.t.v. gæti stjórnin haft sinn eigin biblíuleshóp. (Hjá starfsmanni KSH má fá upplýsingar um biblíulesefni.)

Gott er að formaður komi til skila fundarboðum (með dagskrá, sýnishorn á næstu síðu) stjórnarfunda í síðasta lagi 2 dögum fyrir stjórnarfund. Mikilvægt er að skólaprestur og eldri fulltrúi í stjórn fái einnig fundarboð sem og skýrslur og önnur gögn sem máli skipta.

Formaður stýrir síðan stjórnarfundum og sér til þess að farið sé eftir fundardrögum til að auðvelda ritara fyrir og að fundarmenn haldi sér við efnið. Reynið að ákvarða í upphafi fundar hversu langan tíma taka á í stjórnarfundi. Æskilegast væri að fundir færu ekki yfir 2 tíma. Betra er að hittast oftar í stuttan tíma heldur en að dagskráin sé allt of löng. Gætið ykkar að halda ykkur við efnið, því auðvelt er að fara að ræða um holt og hæðir þegar efnið er kjallarinn og loftið

 

Sýnishorn af fundarboðum:

8. stjórnarfundur 6X. starfsárs KSS 201X

Haldinn á Holtavegi 28, mánudaginn 5. janúar kl. 20:00

STUNDVÍSLEGA

  1. Upphafsorð og bæn (t.d. sá sem heldur fundinn heima hjá sér/stjórnar næsta fundi).
  2. Skýrsla síðasta stjórnarfundar borin upp til samþykktar
  3. Síðasti KSS fundur/fundir/bænastundir
    1. Mæting
    2. Ræðumaður
    3. Ræðuefni
  4. Næsti KSS fundur/atburður
    1. Stjórnandi
    2. Ræðumaður
    3. Orð og bæn
    4. Tæknimál (glærumaður, tæknimaður)
    5. Skemmtiatriði
    6. Auglýsingar
    7. Annað?
  5. Dagskráin (og/eða önnur stór mál svo sem Skólamót)
  6. ??????
  7. ?-?-?-?-?
  8. Önnur mál (t.d. KSS-ingar beðnir um að sjá um upphafsorð á samkomu. Ýmis fleiri mál sem koma óvænt upp eða með stuttum fyrirvara)
  9. Sambænastund

 

Almenn atriði um stjórnina og stjórnarfundi

Í félagi eins og KSS eru vissir atburðir stærri en aðrir hjá félagsmönnum. Þessa atburði þarf að útfæra vel. Því er nauðsynlegt að allir sem taka þátt í skipulagningunni viti hvað þarf að gera og ekki síður hver geri hvað. Ekki má heldur gleymast að biðja fyrir verkefnunum því ef Guð byggir ekki húsið erfiða smiðirnir til ónýtis.

Stærsta verkefni hvers stjórnarmeðlims verður þó að teljast það að vera fyrirmynd í lífi sínu og starfi og er það ærið verk. Stjórn félags eins og KSS getur ekki gert ráð fyrir að félagsmenn mæti á réttum tíma, taki þátt í bænastundum fyrir fundi, borgi í gjafakerfi, taki afstöðu um siðferðisleg efni og svo mætti lengi telja ef andlit félagsins út á við, þ.e. stjórnin, gerir það ekki. Því er mikilvægt að stjórnin sé lifandi í trúnni og ábyrg í gerðum sínum.

Stundvísi er mikilvæg, bæði hjá þeim sem eiga að mæta og þeim sem stýra fundi. Tími okkar allra er mikilvægur. Með slóðaskap getum við verið að eyðileggja dýrmætan tíma annarra. Reynum því að láta vita ef við erum of sein á fund eða getum ekki setið hann allan.

Ritari skili skýrslu síðasta stjórnarfundar á hverjum fundi og beri hana upp til samþykktar. Gott er að ritari og gjaldkeri skili yfirliti til stjórnarmeðlima á u.þ.b. 3-4 mánaða fresti. Það getur auðveldað mikið gerð ársskýrslu sem lögð er fyrir aðalfund í lok stjórnarárs.

Seta í stjórn KSS er ábyrgðarhlutverk og mikilvægt að stjórnarmeðlimir geri sér grein fyrir því að þeir eru fyrirmyndir jafnt innan félagsins sem utan þess. Það skiptir því miklu máli að stjórnarmeðlimir mæti að öllu jöfnu á fundi og taki virkan þátt í mótum og öðrum uppákomum á vegum félagsins.

Mikilvægt er að samkomulag innan stjórnar sé gott og að hver einstaklingur innan hennar upplifi sig sem mikilvægan hlekk. Hver stjórnarmeðlimur verður að fá tækifæri til að geta sagt sína skoðun á þeim málum sem rædd eru og jafnframt að geta hlustað á og virt skoðanir hinna.

Innan stjórnar þarf að ríkja trúnaður. Allir eiga að geta treyst því að það sem sagt er sé ekki endurtekið eða í það vitnað og það notað gegn öðrum í stjórninni. Stundum getur verið nauðsynlegt að ræða aðstæður ákveðinna félagsmanna og um það skal gilda algjör trúnaður. Upplýsingar sem fást á 27 stjórnarfundum skal undir engum kringumstæðum nota gegn öðrum, jafnvel ekki þeim sem standa utan félagsins.

Ef upp koma vandamál t.d. í samstarfi innan stjórnar er mikilvægt að þau séu rædd og reynt að greiða úr þeim á sem bestan hátt. Hikið ekki við að leita aðstoðar hjá starfsmanni KSH, eldri fulltrúa eða stjórnarmeðlimum KSH ef þörf krefur.

Að lokum ber að geta þess að ótrúlegustu atriði skipta miklu máli í starfi KSS. Praktísk atriði og skipulag sem í fyrstu virðist e.t.v. óþarfa smámunasemi getur létt vinnuna mikið og þannig haft áhrif á samstarfið í stjórninni og þar með framgang mála í félaginu í heild.